昨今はSNSで人とつながることの多い時代。
そのためか、ビジネスに必須の電話応対を苦手と感じる人は少なくありません。
結婚や育児でしばらく離職していた人にとっては、特に緊張感があるのではないでしょうか。
「敬語がすぐに出てこないかも…」「緊張して頭が真っ白になりそう…」とドキドキしている方のために、電話のビジネスマナーのおさらいや、好印象につなげるためのポイントを解説します。
電話のビジネスマナーと注意点
応募先に電話をする際の心構えの第一は、
「すでに面接は始まっている」という意識で臨むことです。
社会人ならば、当然身につけているべきマナーもチェックされます。「ブランクがあったから」という言い訳は通用しません。
応募の電話をかける際のビジネスマナーについて、基本のキとなる注意点をまとめました。
復習のつもりで見直しておいてください。
＜電話をかけるときの注意点＞
1. しっかり名乗る
名前が聞き取りやすいよう、
はっきりと丁寧に名乗ります。その際、最初の挨拶と、求人の応募であることも伝えます。
「お忙しいところ恐れ入ります。○○ ○○○と申します。△△△で求人募集を拝見し、お電話いたしました」
2. 日程などは復唱する
会話のなかで、先方から面接の日程や場所、持ち物等の説明があったとき、
必ず復唱して確認しましょう。
聞き間違えや思い違いが生じないようにするためです。
3. 電話を切るのは、相手が切ってから
会話が終わった途端、プチッと電話を切るのは失礼です。
必ず相手が切ったのを確認してから、こちらも切りましょう。
一般的に「電話をかけた方から切る」というルールがありますが、応募の電話では、相手が切るのを待ったほうが良いでしょう。
4. できれば自宅の固定電話から
落ち着いて電話をかけられる静かな環境がベター。
電波の状態や充電を気にしなくても良い固定電話がオススメです。
スマートフォンからかける場合は、電波状況、充電の具合を確認しておくことを忘れずに。
電話を避けるべき時間帯やタイミングは？
電話をかける時間帯やタイミングを選ぶというのも、相手への配慮として重要なマナーのひとつです。
以下のように、
忙しいことが想像できる時間帯は避けましょう。
●一般的に控えるべき時間帯
始業直後、お昼の休憩時間、終業直前、営業時間外
週明けや休日明けの午前中
●介護施設ならではの控えるべき時間帯
・利用者の食事タイム
食事介助などで忙しい時間帯です。食事の準備などもあるため、お昼時は前後に少し幅をとって避けたほうが無難でしょう。
・夜間
夜間は夜勤スタッフしかいません。人員が手薄なことは明白なので避けましょう。
※施設には土日祝日もスタッフがいますが、電話をかけるのは平日の方が良いでしょう。
※介護業界でも、たとえば企業の人事部にかける場合は、上記の「一般的に控えるべき時間帯」を参考にしてください。
避けるべき時間帯にどうしても電話をかける必要がある場合は、最初に「お忙しい時間に恐れ入ります」とか「朝早くに失礼いたします」と述べたうえで、
「いま、お時間よろしいでしょうか？」とひとこと添えるのもオススメ。相手への配慮を伝える手段になります。
電話の前に、これだけは準備しておこう！
電話をかける前に準備しておくべきものを3つ挙げておきます。
1. 筆記用具・メモ・手帳（カレンダー）
電話中に面接日時の調整が行われるケースも多いので、手帳などが必要になります。
主婦の方の中には、家庭の用事や子どもの学校行事等をリビングなどのカレンダーに直接書き込んでいる方も多いと思います。うっかりすると、自分の手帳に書いていないこともあるので注意してください。
あらかじめ、
面接が可能な日程を数週間程度、把握しておくことも重要です。
面接日時が決まったときや、質問に対する先方の回答など、すぐにメモできるよう筆記用具も必ず用意しておきましょう。
2. 質問事項
求人広告を見て、
質問したいこと、聞いておきたいことを事前にメモしておきます。
たとえば、
・業務内容に関する不明点
・シフト勤務について
・仕事の開始時期 など
応募の電話は、面接日時を決めるだけが目的ではありません。勤務内容などでわからないことがあれば、面接前の段階で質問して解決しておきましょう。
たとえば「未経験でOKか」など、そもそも応募資格があるかどうかを確認したり、仕事の開始時期が希望どおりかどうかなど。
ただし、
求人情報を読めばわかることをわざわざ聞くのはNG。
どうしても確認しておきたいときは、「求人情報には～～～～と書いてありましたが、～～～でも大丈夫でしょうか」というように、求人内容に目を通したうえでの質問であるとわかるようにしましょう。
3. 実際の求人広告
求人広告を手元に置いておけば、見ながら話せるので、質問の際の確認などに便利です。
会社情報も記載があるので、たとえば面接場所の説明の話になったとき、住所などを確認することもできます。
電話をかけるとき、ここに注意
電話応対で注意したいのは、
話し方です。話し方ひとつで好感度が大きく上下します。
コミュニケーション力を示す機会でもあるので、ご自分で工夫してみてください。
1. はっきり、丁寧に話す
緊張すると早口になりがちです。
相手に伝わりやすいように話すことが肝心なので、
ゆっくりと丁寧に話すことを意識しましょう。
また、小さな声でボソボソ話すと暗い印象になるので注意してください。
介護職は高齢者とのコミュニケーションが仕事の肝。声のトーンや大きさ、早さにも注意を払い、好感度アップを狙いましょう。
2. ラフな受け答えはNG
採用担当者への敬意を持って話すのが基本です。
十分に認識していても、ブランクが長かった人には思わぬ落とし穴も潜んでいるので注意が必要です。
たとえば、相手の担当者が同年代だった場合に、話しているうちについママ友同士のようなフランクな口調で話してしまうなど。
特に気をつけたいのは、相づちです。ちなみに「なるほど～」はラフな印象です。
「はい」や
「わかりました」と答えるようにしましょう。終始、丁寧語というベースは崩さないようにしてください。
ラフな受け答えはビジネスマナー違反であると同時に、利用者と接する時のマナーにも疑問符がつきかねないので、大きな失点になりますので、注意しましょう。
3. 聞き取れなかったときは聞き返す
聞き取れなかったときは、曖昧なままにせず、
聞き返すことが大事です。
聞き返すのはマナー違反ではありません。しっかり聞き取ろうとしているという姿勢をアピールすることにつながります。
「申し訳ありません。面接場所のお話が聞き取れませんでした。恐れ入りますが、もう一度お願いできますか？」
このように、
「申し訳ありません」という言葉を添えれば誠意も伝わるでしょう。
電話を切る前に、必ず確認しておきたい3点
応募の電話をかけたら、忘れずに確認すべきことがあります。
まず大前提となる
「募集を現在も行っているかどうか」です。ここを確かめないと、その先には進みません。
募集を行っていることが確認できたら、具体的に応募の仕方などの話に入ります。
そこで、もし以下の内容について採用担当者からの説明がなかったら、電話を切る前に必ず確認しましょう。
・面接日、時間
・面接場所
・面接に必要な書類
面接に必要な書類としては、履歴書や職務経歴書のほか、資格の認定証などが必要な場合もあります。
履歴書や職務経歴書は事前に郵送する場合と、当日持参の場合があるので、確認が必要です。また、認定証は原本とコピーのどちらを持参するかという点も確認しておきましょう。
相手への敬意や伝えたい気持ちがもっとも大切
応募の電話のやりとりは、そのまま
あなたの第一印象となります。採用を左右するかもしれない大事な一歩ですから、第一声の挨拶から気を抜かないようにしましょう。
緊張して話すことを忘れるのではないかと心配ならば、あらかじめ会話の流れを想定し、台本を作っておくことをオススメします。
特に離職期間が長かった人は、敬語や丁寧な言い回しがスムーズに出てくるように、やりとりを練習しておくと良いでしょう。
しかし、大事なことは敬語を完璧に使うことではありません。
相手への敬意を持って話すこと、的確に伝えようと意識すること。そうした「思い」や「態度」がもっとも大切なものです。
それがあれば自然とマナーに叶ったやりとりができるのではないでしょうか。
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