新型コロナウイルス感染症の影響により、対面での面接や面接会場への移動、面接会場である社内の移動などによる感染リスクを避けるためにWeb面接を導入する企業が増えています。
今回は、Web面接の事前準備やコツなどを徹底解説します。
Web面接は文字の通り、Web（ウェブ）を通して行う面接のことです。
企業の採用担当者と応募者がインターネット回線を通してつながり、パソコンやスマートフォンを使ってオンラインのビデオ通話によって面接を行います。
オンライン面接やリモート面接とも呼ばれます。
Web面接は、もともと遠方に住んでいる転職希望者とリモートで面接するなどの用途で使われていましたが、現在は新型コロナウイルス感染予防の観点から多くの企業が積極的にWeb面接を導入しています。
Web面接にはリアルの対面面接にはない以下のようなメリットがあります。
このように、Web面接を導入することで新型コロナウイルス対策だけでなく、様々な面でメリットが得られます。
Web面接の手順をおおまかにまとめると、以下のようになります。
まず、応募者と面接担当者で面接の日時を調整し、面接日時を決定します。
応募先からメールやチャットツールなどを通してWeb面接につなぐための招待URLが送付されます。
招待メールにはミーティング開始時間が記載されており、事前にこのURLをクリックしても面接官とつながることはできません。
面接の時間になったら招待URLをクリックすることで、オンラインで企業側とアクセスすることができます（パスワードで保護されている場合は指定されたパスワードを入力して入室します）。
面接官がミーティングルームに入室したら、ビデオ通話による面接がスタートするという流れになります。
Web面接では移動時間がなく、面接会場の場所を確認する必要もないため、事前に準備することは少ないと思う方もいるでしょう。
ただし、Web面接にはWeb面接ならではの事前準備が必要になります。
特にパソコンやスマートフォンでのオンラインミーティングやアプリの操作に慣れていない方は十分注意しましょう。
ここでは、Web面接で注意したい事前準備のポイントを3つ紹介します。
１．使用するツールやアプリを事前確認する
Web面接では、オンラインミーティング用のアプリが使用されます。
よく使用されているのは、Zoom、Teams、Google Meet、Skype、Whereby、LINEなどです。
一般的にWeb面接で使うツールを応募者が指定することはできません。
企業に指定されたツールの使い方は事前にテストし、操作方法を確認しておきましょう。アカウント登録が必要なツールもあるので、本番で慌てることがないように事前準備が必要です。
２．使用するスマホ・パソコンの充電をフルにしておく
ビデオ通話は通常の電話と違い、バッテリーの消費量が非常に大きくなります。充電しながらビデオ通話をしても、充電されるよりもバッテリーの消費量の方が大きいという場合もあります。
注意しないと面接の途中で充電が切れてしまう可能性があります。
スマホやタブレット、ノートパソコンでWeb面接をする場合は100%まで充電しておきましょう。
３．カメラの映り方を知っておく（背景、顔の位置、角度など）
自宅でWeb面接を行う場合には注意が必要です。
普段生活しているときには全く気にならない部分も、カメラに映るとだらしなく見えることもあります。
そのため、壁を背にするなど余計な情報が入りにくい環境を作ることが重要です。
また、カメラの位置によって表情も全く違って映ります。カメラの位置がずれないように固定し、自然な角度・距離感になるように調整しましょう。
事前準備も入念に重ね、予定時刻にURLにアクセス。
企業の面接官と無事につながり、Web面接がスタート。
しかし、そこで「ほっと一安心」とはいきません。Web面接はこれからが本番です。パソコンやスマホに映る面接官に、カメラ越しにしっかりと自分をアピールしなければなりません。
ここではWeb面接を受けるときに気をつけるべきことやコツを紹介します。
◆話すときはカメラ目線で
Web面接で注意しなければならないのが目線です。
カメラがパソコンのディスプレイの上にある場合、目線を画面に映る面接官に合わせようとすると目線が下向き加減になり、自信がなさそうに見えます。
まっすぐ正面の顔を見せるためにはカメラに目線を合わせる必要があります。
通常の面接では、相手の目を見ることが基本になりますが、Web面接ではカメラを相手の目だと思ってカメラ目線を心がけましょう。
◆いつもよりはっきり大きい声で
Web面接ではボソボソとした小さい声はマイクで拾いにくく、相手にしっかり伝わりません。弱々しく、頼りない印象を与えてしまう可能性もあります。
カメラ越しでは声のトーンや抑揚などが伝わりにくいため、声に出すときは少しオーバー気味にはっきりとした大きな声で話すように心がけましょう。
雑音が入らない静かな環境を用意することも重要です。
◆マイクの位置の把握
音を拾うマイクの位置が遠いと、声を拾いにくくなります。話をするときはマイクの位置を意識し、マイクに向かって話すようにしましょう。
マイクに不安がある人は、ヘッドセットや市販のマイク付きイヤホンを使うといいでしょう。マイクの位置が顔に近くなるため、はっきりと声を伝えることができます。
また、ヘッドホンやイヤホンから出力することで相手の声も鮮明に拾いやすくなります。
ただでさえ面接というだけでも不安なのに、日常的にパソコンを使うことが少ない方や、スマートフォンの操作に慣れていない方は、Web面接となればさらに不安に感じるのではないでしょうか。
特に介護業界の方は業務でパソコンやスマートフォンを使用する頻度が少ないため、Web面接に抵抗を感じる方も多いでしょう。
Web面接への不安が少しでも少なくなるように、面接中のトラブルへの対応方法や知っておきたい面接マナーなど、みなさんの疑問にお答えします。
＜事前準備にかかわる疑問＞
Q．カンペやメモを見ながら面接を受けてもいい？
Web面接では、カメラに映らない場所にカンペを置いて、カンペを見ながら話をすることができるのではないか、と思う方もいると思います。
しかし、面接官は応募者の目線もよく見ています。不自然に一点を見ながら話をしていたら、カンペを見ていることに気づかれてしまいます。
カンペが必ずしもルール違反とは言えませんが、相手を見ずに話をするのはマイナス評価になるため、あまりおすすめできません。
カンペがあればいざというときにも慌てないからと、お守り代わりに用意する程度にとどめておきましょう。
Q．カンペやメモを見たいときの準備方法は？
仮にカンペを置く場合は、どこに置くのがいいのでしょうか。
机の上などに置いてしまうと、下を見ながら話をする格好になるため、明らかに不自然です。
できればカンペを見たことが相手にバレないような位置に置くことが望ましいです。
カメラの横に付箋でメモ書きをしておくと、カメラ目線でカンペを見ることができます。
文章で書いてしまうとどうしても文章を目で追ってしまうので不自然に映ります。キーワードやどうしても伝えたいポイントだけを書くようにしましょう。
Q．スマートフォンからアクセスしてもいい？
Web面接システム「インタビューメーカー」の調査によると、Web面接を受ける人のおよそ6割はスマートフォンからアクセスしているということです。
そのため、スマートフォンでWeb面接を受けることには何の問題もありません。ただし、Wi-Fi回線の電波状況や充電などには十分注意しましょう。
また、スマートフォンは手に持たず、本体をしっかり固定しましょう。スマホホルダーなどを使うことで角度を調整し、固定することができます。
Q．自宅以外の場所でWeb面接を受けてはダメですか？
自宅以外の場所でWeb面接を受けることもできますが、場所選びは慎重に行う必要があります。
明るくて雑音がなく、通信状態が良好な場所を選ぶといいでしょう。また、背景に他の人が映り込まない場所であることも重要です。
カラオケボックスは個室で利用料もリーズナブルですが、完全な防音ではないため、隣のルームから歌声が聞こえてしまうリスクもあります。
コワーキングスペースやレンタルスペースなどがおすすめです。
Q．Web面接にふさわしい服装は？どうせ見えないなら上半身だけスーツでもいい？
Web面接でも服装に関するマナーは同じです。面接にふさわしく、失礼のない服装が好ましいでしょう。
Web面接では、カメラに映るのは上半身だけなので「カメラに映る部分だけ整えておけば、下半身は何を着ていてもいいのではないか」という考えをされる方もいるようです。
しかし、相手に対する敬意を失った行動や態度は面接でも相手に伝わります。仮に不意のトラブルで席を立つようなことがあれば、すぐに気づかれてしまいます。
Web面接だからといって、服装に手を抜くことは避けた方がいいでしょう。
Q．Web面接ではどんな背景が適していますか？
基本的にWeb面接の背景は、背景からの情報がなく、何も映り込まないのが理想です。
白い壁などを背景にすると顔の輪郭が強調され、はっきりと顔が引き立ち、清潔感のある印象を与えることができます。
壁にポスターやカレンダーなどが貼ってある場合は、面接のときにははがしておきましょう。
もし面接に適した壁がないときはカーテンでも問題ありません。
ツールによってはバーチャル背景を使うこともできます。ただ、奇抜な背景や個性的な背景は、応募者自身が引き立たなくなってしまうので避けた方がいいでしょう。
バーチャル背景はカメラの映像が乱れ、顔が見えなくなることもあるため、できればリアルで無地の背景を用意しましょう。
＜面接中にかかわる疑問＞
Q．Web面接の画面にはいつログインしたらいい？
Web面接の開始予定時刻よりも少し早めにログインをし、面接官を待つようにしましょう。
開始時間ギリギリになってログインするのではなく、事前にカメラやマイクをテストし、予定時刻の5分前を目安にログインしましょう。
先に入室し、面接官がログインしたらすぐWeb面接を開始できるようにしておきます。
面接官が入室するまでの間は、企業案内などの資料を確認したり、応募書類の内容を確認したりするなど、待っている間もリラックスしすぎないようにしましょう。
Q．最初の挨拶は立った方がいい？
Web面接での挨拶は座ったままで問題ありません。
挨拶は立ってするのが一般常識だと思う方もいるかもしれませんが、Web面接で起立してしまうと顔がフレームアウトしてしまい、お辞儀していることも伝わりません。
座った状態のまま、姿勢を正してお辞儀をすることがWeb面接での挨拶です。
ただ、起立して挨拶することが完全にNGかというと、そういうわけでもありません。
立って挨拶することで、やる気のアピールにつながる場合もあります。
立って挨拶するのであればカメラの角度などを調整し、立って挨拶しても顔が映る立ち位置・角度になるようにテストしましょう。
Q．イヤホンやヘッドセットを使うのは失礼ですか？
イヤホンやヘッドセットを使うことが失礼に当たることはありません。より鮮明に相手の声が聞こえるようになり、聞き漏らすことが少なくなります。
ただし、お辞儀の際にヘッドセットがずれてしまったり、髪型が乱れてしまったりすることもあるため、使用する際に注意しましょう。
また、ワイヤレス製品を使うと音が飛ぶ可能性もあるため、通信の妨げになる機器があれば離れた場所で面接することをおすすめします。
Q．Web面接中にスマホやパソコンの通知音が鳴ったらどうする？
スマートフォンで面接を受けるときには、Web面接中に着信や通知音などが入らないように、事前に通知オフの設定にしておきましょう。
Web面接用のツール以外のブラウザやアプリは閉じておき、起動しないように設定しておきます。
着信をマナーモードにしていても、バイブの振動音が相手に伝わることもあるので、バイブ機能も切っておきましょう。
パソコンで面接を受ける場合もスマートフォンの電源はオフにするか、着信通知を切っておきます。
回線トラブルがあった場合に携帯電話で連絡することがあるため、電源を切らないように企業から指示される場合もあります。相手側の指示に従いましょう。
Q．途中で回線が途切れたり音が聞こえなくなったりしたらどうすればいい？
Web面接中の回線トラブルがあった場合は、面接官と相談し、指示に従いましょう。
入念に事前準備をしていたとしても、通信トラブルは誰にでも起こる可能性があります。
通信トラブルがあった場合の対処について、事前に指示がある場合もありますが、基本的には相手の指示に従います。
画面のフリーズ、音声が途切れる、大きなノイズが起きるなど、通信トラブルにも様々なパターンがあります。
緊急の場合には携帯電話から担当者に連絡するなど、落ち着いて冷静に対処しましょう。トラブル時にも冷静な対応ができれば高評価につながります。
Q．途中でバッテリー切れになったらどうする？
バッテリー切れは、しっかり準備をしていれば防げるトラブルであるため、準備不足ととらえられてしまう可能性があります。
バッテリー切れにならないように、必ず充電がフルの状態でWeb面接を行いましょう。
十分に準備していたとしても、スマホのバッテリー劣化などが原因でバッテリーがもたないという場合などもあります。
バッテリー切れの不安があるときは電源を確保し、充電をつなぎながらWeb面接に臨むといいでしょう。
Q．面接が終わったらすぐに画面を閉じてもいい？
基本的には電話と同じで、相手側が通信を切るのを待ってから画面を閉じるのがマナーです。
面接が終わったら「ありがとうございました。それでは失礼いたします」とまずお礼を伝えます。先に面接官が退出するのを待ち、その後で退室しましょう。
もし、しばらくしても相手側が回線を切断しないのであれば、「こちらから先に退室させていただきます。失礼いたします」と伝えて先に通信を切りましょう。
Q．パソコン操作をしながらの面接はあり？なし？
Web面接の間は、パソコンの操作をするのはやめましょう。面接に集中していないように受け取られてしまいます。
キーボードのタッチ音やマウスのクリック音などをマイクが拾ってしまうことで相手に不快感を与えてしまう恐れがあります。
相手のマイク音量が小さくて聞き取れないときにボリュームを調整するなど、面接のために必要な操作であれば致し方ありませんが、パソコン操作は極力最小限にとどめ、面接での対話に集中しましょう。
Q．面接画面のスクリーンショットを撮ってもいい？
Web面接を動画録画することや、スクリーンショットを撮ることは失礼なのでNGです。
よくZoom飲みやインスタライブなどでは「スクショタイム」といってスクリーンショットを撮影する方もいますが、面接では必要ありません。
また、面接の様子を録画し、今後の面接のための反省材料にしたいという方もいるかもしれませんが、採用面接というクローズドな場を動画に撮ることは明らかにマナー違反です。
その場をわきまえた行動をとるように心がけましょう。
今回は、Web面接の注意点やコツなどを解説しました。
急速に普及したWeb面接ですが、慣れていない方も多く、トラブルが発生することも少なくありません。
リアルの面接とは異なったマナーや対応が求められることもあるので、事前に入念な準備をすることが必要です。
採用面接のためだけでなく、就職した後もオンラインミーティングなどを行う際にはその経験が役立ちます。
介護業界でもICTを活用したオンラインでの担当者会議やカンファレンスも増えているので、今のうちからしっかり技術を身に着けておきましょう。
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